1. Auto-organízate. Define claramente tus prioridades de trabajo y gestiona el tiempo y tus tareas para conseguir los objetivos. ¿Conoces la Matriz Eisenhower para priorizar tus tareas?
2. Utiliza herramientas y técnicas de productividad personal para organizar el trabajo: metodología de las 5S , Getting Things Done ( GTD ), técnica Pomodoro ... En el apartado de recursos te ofrecemos algunos ejemplos y herramientas para empezar a ponerlo en práctica.
3. Intenta trabajar marcándote objetivos inteligentes o SMART . Si no, acabarás la jornada y al echar la vista atrás seguirás viendo tu lista de tareas sin cumplir y tu motivación algo más baja.
4. Dedica la primera parte de la mañana a la tarea más importante, lo que te supone un mayor esfuerzo o aquello que más te cuesta, verás que en cuanto te lo quites de encima, el día fluye de otra manera y ya no tendrás esa carga mental. Intenta desconectar de los canales digitales (correo electrónico, páginas web…) para poder trabajar específicamente en esta tarea más importante.
5. Para ser más eficiente trabaja por lotes agrupando tareas similares para hacerlas todas juntas. Por otro lado, cuando tengas tareas grandes que no sepas por dónde empezar, procura dividirlas en otras más pequeñas que puedas abordar poco a poco, ya que son las principales culpables de la procrastinación, es decir, el hecho de ir posponiendo aquellas tareas que deberías hacer ya.
6. Evita las distracciones generadas por los diferentes canales de comunicación (correo electrónico, redes sociales, etc.). Una buena práctica es desactivar las notificaciones emergentes, consultar el correo entre tarea y tarea, y evitar que sea lo primero que atiendas al arrancar la mañana, puesto que dispersa la atención y te hará ir saltando de una cosa a otra sacándote de tus prioridades. En definitiva, identifica quiénes son los ladrones de tu tiempo y combátelos.
7. Las reuniones (presenciales u online), si están mal hechas son otro gran problema en la gestión del tiempo. Algunas recomendaciones: programa reuniones cortas (máximo 1 hora), el contenido y los objetivos deben ser claros por todos los participantes antes de empezar, asigna tareas y plazos al finalizar.
8. Aprende a desconectar digitalmente, especialmente si estás trabajando en remoto. Para ser productivo y mantener la atención es esencial el descanso. Cuando trabajes hazlo con dedicación, y cuando finalices desconecta.

Software para mejorar tu productividad

• Outlook no sólo es un gestor de correo electrónico, es una suite en la que tienes un calendario y herramientas para automatizar acciones, gestionar tareas o tomar notas: la respuesta automática, el uso de reglas personalizadas, el seguimiento de correos, alertas en el calendario o el uso de calendarios compartidos son de gran ayuda para mejorar la productividad. Aquí tienes los mejores trucos de productividad en Outlook 365 y Outlook 2013.
• Existen en Internet otras herramientas con versión gratuita para mejorar nuestra productividad, como por ejemplo Evernote y Pocket (recopilar información y gestión de notas), Trello (gestión de tareas y proyectos), ToDoIst (listas de “to-do” con recordatorios), Doodle (fijar fechas de reuniones), etc. Aquí te dejamos una recopilación de herramientas útiles para gestionar tu trabajo y ser más productivo.

Ideas prácticas que no debes perderte:

• 7 ladrones del tiempo y 7 recursos para combatirlos.
• 11 hábitos para gestionar la atención.

Recursos formativos de la Eclap

Los siguientes recursos formativos te enseñarán trucos y recetas de productividad personal:

• Técnica Pomodoro y cómo aplicarlo en tu día a día: artículo y vídeo explicativo .
• Claves del método de organización GTD (Getting Things Done): infografía
• Infografía para identificar ladrones del tiempo en tu trabajo.
• Te recomendamos también los siguientes videos del seminario online “Ladrones en el entorno laboral y técnicas para evitarlos”: Diferencia entre eficacia y eficiencia Fases para iniciar un cambio y mejorar tu productividad ¿Qué es la Matriz de la gestión del tiempo?
• Seminarios online para aprender a utilizar Evernote y Pocket como herramientas para recopilar y organizar tu información.