¿Cómo se archivan por medios electrónicos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas?
El apartado primero del artículo 46 LRJSP, dispone que “todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible”, superando así la mera habilitación legal anterior y especificando los apartados segundo y tercero del precepto las exigencias mínimas aplicables a los formatos y soportes correspondientes. De esta forma, la principal diferencia entre el actual artículo 46 LRJSP y el hasta ahora vigente artículo 31 LAECSP, del que trae causa, es que con la entrada en vigor de la reforma de 2015 será obligatorio guardar por medios electrónicos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas, salvo que por su propia naturaleza no fuese posible.
No admite el legislador excepción alguna en relación con el archivo de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares, imponiéndose su conservación “en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo”. En todo caso, pensando seguramente en el riesgo cierto de obsolescencia de formatos y soportes electrónicos, el legislador exige, además, en línea con lo dispuesto por el artículo 17 LPAC, el aseguramiento del posible traslado de los datos que contengan “a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones”.
Abundando, por lo demás, en lo dispuesto por el artículo 17.2 LPAC, el artículo 46.3 LRJSP exige que los medios o soportes empleados para el almacenamiento de documentos cuenten con las pertinentes medidas de seguridad, de acuerdo con las previsiones del Esquema Nacional de Seguridad, regulado por Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, garantizando, en particular, “la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados” y asegurando, por otra parte, la identificación de los usuarios, el control de accesos y el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. Como novedad incorporada a raíz de la reforma, se requiere que aseguren, además, la “recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados”.
El archivo electrónico de documentos se erige así en un instrumento que permite gestionar el ciclo de vida completo de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo, esto es, su conservación y custodia final, facilitando, a efectos prácticos, su recuperación y consulta tanto por parte de los empleados públicos de la Administración como de los interesados en el procedimiento “con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión”.
En todo caso, el legislador prevé la posible eliminación de documentos archivados cuando haya expirado su vigencia administrativa. En tal sentido, el artículo 17 LPAC sujeta la eliminación de documentos electrónicos a autorización de acuerdo con lo dispuesto al efecto en la normativa aplicable en materia de eliminación de patrimonio documental, resultando compatible el archivo electrónico único que alumbra con la continuidad del Archivo Histórico Nacional de acuerdo con lo previsto en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y su normativa de desarrollo.