¿Cómo se archivan por medios electrónicos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas?
El apartado primero del artículo 46 LRJSP, dispone que “todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible”, superando así la mera habilitación legal anterior. No admite excepción alguna en relación con el archivo de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares, imponiéndose su conservación “en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo”.
El artículo 46.3 LRJSP exige, por lo demás, que los medios o soportes empleados para el almacenamiento de documentos cuenten con las pertinentes medidas de seguridad, de acuerdo con las previsiones del Esquema Nacional de Seguridad, regulado por Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, garantizando, en particular, “la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados” y asegurando, por otra parte, la identificación de los usuarios, el control de accesos y el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. Como novedad incorporada a raíz de la reforma, se requiere que aseguren, además, la “recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados”. Pensando seguramente en el riesgo cierto de obsolescencia de formatos y soportes electrónicos, el legislador exige, además, el aseguramiento del posible traslado de los datos que contengan “a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones”.
El archivo electrónico de documentos se erige así en un instrumento que permite gestionar el ciclo de vida completo de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo, facilitando, a efectos prácticos, su recuperación y consulta tanto por parte de los empleados públicos de la Administración como de los interesados en el procedimiento “con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión”.