¿Qué implicaciones tiene la nueva regulación de la Administración electrónica desde la perspectiva del archivo por medios electrónicos de los documentos utilizados en las actuaciones administrativas?

La reciente reforma de 2015 sanciona la electronificación absoluta del procedimiento administrativo. Los actos administrativos se producirán, como regla general, por escrito a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia. La Resolución se dictará electrónicamente, garantizando la “identidad del órgano competente, así como la autenticidad e integridad del documento que se formalice mediante el empleo de alguno de los instrumentos previstos en esta Ley”.

De forma correlativa, la regulación del iter procedimental se encuentra salpicada de referencias expresas a la incorporación de medios electrónicos a sus diversas fases y trámites. Y así, el legislador establece el formato electrónico de los expedientes, que “se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita”, debiendo constar en el mismo “copia electrónica certificada de la resolución adoptada”. Su remisión se hará, por lo demás, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad que establece, regulado por Real Decreto 4/2010, de 8 de enero.

La obligación de emplear medios electrónicos no se extingue, en todo caso, con la finalización del procedimiento, debiendo mantener cada Administración un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos que establezca la normativa reguladora aplicable y, por tanto, el desarrollo reglamentario de la Ley.