¿Qué efectos tienen las copias realizadas por la Administración? ¿Qué requisitos deben cumplir las copias de documentos en papel para que sean válidas?
Los efectos de las copias válidas realizadas por la administración implican que dichos documentos tendrán la misma validez y eficacia que los originales. Las copias auténticas de documentos privados tendrán efectos meramente administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública serán válidas en las restantes Administraciones. Las copias de documentos públicos notariales, registrales y judiciales se rigen por su normativa específica.
En cuanto a los requisitos de validez de las copias de documentos en papel se exige:
Que sean realizadas por órganos que tengan atribuidas competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados. Para ello la identidad del órgano que ha efectuado la copia debe garantizarse, hayan sido realizadas por funcionarios o mediante un sistema automatizado.
Las copias en soporte papel o no electrónico requieren que el documento haya sido digitalizado y por tanto convertido en un fichero electrónico que contenga la imagen codificada fiel e íntegra del documento. Además debe incluir los metadatos que acrediten que es una copia y han de ser visibles al consultar el documento. También deben indicar que se trata de una copia y tener un código generado electrónicamente que permita verificar la autenticidad de la copia mediante acceso electrónico al contenido.
Las copias en papel de documentos deberán hacerse mediante una puesta de manifiesto electrónica en la que aparezca copia auténtica del documento original, lo que demuestra esa tendencia de la Administración a la supresión del papel.