¿Cómo serán los documentos emitidos por las Administraciones Públicas?
La actividad de la Administración, sus actos, se producen documentalmente con la finalidad de servir como reflejo de que efectivamente se han producido. Por ello las relaciones ad intra y ad extra de la Administración, de la que debe quedar constancia, tienen un soporte documental. Los documentos de las Administraciones sustentan la actividad generada por las Administraciones públicas y para que tengan validez y puedan surtir plenos efectos deben cumplir los siguientes requisitos que el artículo enumera:
En cuanto a los requisitos formales éstos deben producirse por medios electrónicos. No sorprende que la norma intente que desde el momento de su entrada en vigor los documentos sean emitidos por esta vía. Para formar el expediente electrónico los documentos deben estar generados electrónicamente. Existen, eso sí, excepciones a esta premisa. En los casos en que la naturaleza del documento lo exija, podrán emitirse en papel o en otra forma más adecuada de expresión y constancia. También si otro formato fuera más adecuado con fines probatorios o para su utilización.
Sobre el contenido de los documentos electrónicos se requiere que contengan información de cualquier naturaleza archivada en soporte electrónico, con el formato determinado y que permita la identificación y tratamiento diferenciado. Por tanto se hace una remisión a las normas técnicas de interoperabilidad del Documento Electrónico. En el caso de la Administración General del Estado están publicadas en la Resolución 13169, de 19 de julio de 2011 y que define los componentes del documento: contenido o conjunto de información o datos y firma electrónica en su caso; metadatos del documento electrónico (que no podrán modificarse salvo para la corrección de errores) y firma del documento electrónico. En cuanto al formato de los documentos se establecen por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares que se publique en cada momento y el formato se elige en función de la información que se va a tratar.
El documento electrónico deberá tener datos de identificación que permitan su utilización de forma individualizada con la finalidad de que puedan formar parte de uno o varios expedientes electrónicos.
El documento electrónico debe reflejar la fecha en que se emitió, los metadatos mínimos exigidos y la firma o firmas electrónicas requeridas por la normativa aplicable. Sobre la firma electrónica debe revisarse el artículo 10 de la Ley de Procedimiento. De la exigencia de firma electrónica se excluyen documentos informativos y los que no forman parte de los expedientes administrativos, en estos casos es suficiente con que se identifique el origen de los mismos.
No debería olvidarse que las administraciones han publicado en los últimos años Manuales de normalización de documentos que permiten dar homogeneidad a los mismos en cuanto al diseño, expresión y redacción de textos así como los reglamentos que aprueban, encada Administración los criterios de imagen institucional y producción documental que, en lo referente al soporte electrónico, deberán ir siendo actualizados. Para la Administración General del Estado está en vigor el Real Decreto 1456/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso, y la Junta de Castilla y León por Decreto 119/2203, de 16 de octubre, aprobó su Identidad Corporativa.
Para la Administración General del Estado está en vigor el Real Decreto 1456/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso.
La Junta de Castilla y León por Decreto 119/2203, de 16 de octubre, aprobó su Identidad Corporativa (BOCyL núm. 205, de 22 de octubre). Asimismo, por Resolución de 20 de octubre de 2014, del Secretario General de la Consejería de la Presidencia, se aprobaron las instrucciones para la elaboración de los documentos que se tramitan ante los órganos colegiados de Gobierno de la Comunidad de Castilla y León. (BOCyl 206, de 27 de octubre).