¿Qué es el archivo electrónico y cuál es su contenido?
El archivo electrónico único servirá para conservar todos los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos finalizados en cada Administración pública y es la última etapa por la que debe pasar el documento electrónico. El formato requerido para su conservación no aparece en la LPAC que remite al Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, que regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en la Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas que aprueba la norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos.
Dicho formato debe garantizar, como indican las normas anteriores, la autenticidad, integridad y conservación del documento y su consulta. Estos documentos deben permitir la reutilización de datos pudiéndose trasladar a otros formatos y soportes que puedan permitir la reutilización de la información. En el ámbito Estatal hay dos preceptos que delimitan la reutilización de la información: la Ley 18/2015, de 9 de julio, por la que se modifica la Ley 37/2007, de 16 de noviembre sobre reutilización de la información del sector público y el Real Decreto 1495/2011, de 24 de octubre, por el que se desarrolla la Ley 37/2007 de 16 de noviembre, sobre la reutilización de la información del sector público, para el ámbito del sector público estatal. En Castilla León el artículo 9 de la Ley 3/2015, de 4 de marzo, de Transparencia y Participación Ciudadana de Castilla y León es el que regula la reutilización pública en la Comunidad Autónoma.
La Ley de procedimiento también remite a la legislación específica para proceder al expurgo o la eliminación de estos documentos y por tanto se debe tener en cuenta el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
En lo referente al archivo electrónico se exige que cumpla con las medidas de seguridad que se establecen en el Esquema Nacional de Seguridad que se contiene en el Real Decreto 951/2015, de 23 de octubre, de modificación del Real Decreto 3/2010, de 9 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. Este Real Decreto adopta nuevas exigencias en el Esquema Nacional de Seguridad derivados de las exigencias de la Ley 39/2015 de 1 de octubre de Procedimiento Administrativo Común y del Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE, los requisitos del Esquema Nacional de Seguridad. Esta normativa nueva contiene criterios que aseguran la identificación de los usuarios así como el control de acceso a los documentos que requiere la norma para el acceso al archivo electrónico único.