¿En qué formato deben conservarse los documentos electrónicos?
Los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados, deben conservarse en un archivo único (equivalente al archivo no electrónico) en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable. A través de dicho archivo se permite almacenar en formato electrónico, no solamente los documentos expresamente indicados en el artículo 17, sino todos los correspondientes a las distintas actuaciones administrativas.
La LPAC advierte de la necesidad de que el formato utilizado para el archivo permita garantizar la autenticidad, la integridad y la conservación de los documentos, así como la posibilidad de consulta. Debe estar asegurada además la plena posibilidad de conversión a otros formatos y soportes que hagan posible su consulta a través de distintas aplicaciones, facilitándose así la interoperabilidad entre los distintos sistemas de almacenamiento documental electrónico. Habrá que tener en este sentido en cuenta las previsiones contenidas en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
En relación a la Administración General del Estado, habrá que tener presente la previsión de la Disposición Final Séptima de la LPAC, según la cual las previsiones relativas al registro electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley. Estos se cumplen en el mes de octubre de 2018.
En el ámbito de la Comunidad de Castilla y León, debemos destacar el contenido las Leyes 2/2010, de 11 de marzo, y la Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León, así como del Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios electrónicos en la Administración de la Comunidad de Castilla y León. Según el artículo 40 de dicho reglamento “la Administración de la Comunidad de Castilla y León deberá conservar en el Depósito de Originales Electrónicos todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que no formando parte de un expediente tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración”.
La LPAC advierte que la eliminación de documentos solo puede autorizarse en virtud de lo previsto en la normativa aplicable.