¿Qué garantías documentales y de constancia derivan de la inscripción en el registro?
En relación con los asientos de los registros electrónicos (que sustituyen en la Ley 39/2015 a los tradicionales registros administrativos debido al proceso de informatización en la Administración pública que impulsa la norma), se establecen una serie de garantías documentales y de constancia que derivan directamente de la inscripción de los asientos. De lo anterior, deriva directamente la necesidad de digitalización de los distintos documentos presentados ante las Administraciones por las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros.
En tal sentido, hay que destacar que las Administraciones están obligadas a garantizar la constancia en relación a los distintos asientos de:
El número de entrada en el registro y la fecha y hora de su presentación. En tal sentido hay que destacar que la anotación debe respetar el orden en el que los documentos se reciban o salgan, indicándose expresamente la fecha del día en que se produzca la misma.
El epígrafe expresivo de su naturaleza. Recordemos en este punto que los archivos electrónicos deben contener el asiento de todos los documentos presentados o recibidos en los órganos administrativos, organismos públicos o entidades dependientes de la Administración a la que esté adscrito y que también puede llegar a anotarse en el mismo la salida de documentos oficiales dirigidos a la Administración o a los particulares.
La identificación del interesado y órgano administrativo remitente (en su caso).
La persona u órgano administrativo al que se envía. En tal sentido cabe destacar que, en orden a garantizar la plena efectividad del principio de celeridad, la ley establece que, una vez presentados los documentos deben transmitirse sin dilación a las unidades u órganos administrativos a los que vayan dirigidos. Cabe recordar asimismo que existe la obligación de que los distintos registros sean interoperables con el del resto de Administraciones Públicas.
La referencia al contenido del documento que se registra.
Además, cada asiento implicará la emisión automática de la copia autenticada de cada uno de los documentos registrados, con alusión a la fecha y hora de presentación y el número de entrada en el registro.