¿A través de qué mecanismos se pueden presentar documentos ante las Administraciones Públicas?

La Ley 39/2015 incorpora en su artículo 16 dos nuevas vías para la presentación de documentos ante la Administración. Estas conviven con otras dos que ya se contemplaban en la Ley 30/1992. Los documentos ante las Administraciones Públicas pueden presentarse:

• A través de los registros electrónicos de las Administraciones (ya sea de la Administración a la que estén dirigidos o en el de otra). Todas las Administraciones públicas (en cuyo caso nos referimos a los registros generales electrónicos) y opcionalmente también los órganos y entidades dependientes de las mismas, pueden contar con un registro electrónico. Los registros generales electrónicos de cada Administración funcionan además como un portal electrónico, siendo interoperables con el del resto de Administraciones Públicas.
• Ante las oficinas de asistencia en materia de registros, con las que deben contar todas las Administraciones según lo establecido por el artículo 16.7, siendo obligación de las mismas hacer referencia en su sede electrónica a un directorio geográfico que permita identificar aquella más cercana a los ciudadanos.
• En las oficinas de correo en base a lo determinado por el Reglamento por el que se regula la prestación de los servicios postales, en desarrollo de lo establecido en la Ley 24/1998, de 13 de julio, del Servicio Postal Universal y de Liberalización de los Servicios Postales.
• En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

Una vez presentados los documentos deben transmitirse sin dilación a las unidades u órganos administrativos a los que vayan dirigidos. Con independencia de que los documentos se presenten en formato y por vía electrónica o no, sí existe la obligación de que se digitalicen por parte de la correspondiente oficina de asistencia en materia de registros, devolviéndose como norma general los documentos entregados a los ciudadanos que los aporten. No obstante, pueden existir excepciones en determinados supuestos en los cuales sea necesaria la custodia del documento original.

Pese a que la norma general es que los documentos se puedan presentar por vías electrónicas y en formato digitalizado o no, la Administración pueden establecer la necesidad de que “ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.”