¿Qué entidades deben disponer de un registro electrónico general y cómo funcionan?

Estos registros existen en todas las Administraciones, es decir tanto en las Administraciones de base territorial en los tres niveles de descentralización político-administrativa existentes en España (estatal, autonómico y local) como en las que conforman el sector público institucional. Pero además puede darse el caso de que los organismos públicos vinculados o dependientes de las mismas cuenten con uno propio. En estos supuestos, los registros electrónicos generales de cada Administración deben funcionar como un portal que facilite el acceso a los asientos que figuren en los registros particulares de los organismos vinculados o dependientes a cada una de las distintas Administraciones.

Además, los registros de todas las Administraciones deben ser plenamente interoperables entre sí.

Los registros electrónicos se crean mediante disposición reglamentaria de cada una de las Administraciones obligadas a contar con él, debiendo hacer referencia al órgano o unidad encargado de gestionarlo, fecha y hora oficial y días declarados inhábiles. Estas disposiciones, además de publicarse en el diario oficial de la Administración a la que pertenecen, deben publicarse íntegramente en la sede electrónica de acceso a los mismos. En todo caso habrá que tener en cuenta que, como indica el artículo 31 de la Ley 39/2015, los registros permiten la presentación durante todos los días del año las 24 horas (considerándose presentado el día hábil inmediatamente posterior al día inhábil en el que se hayan presentado).

Los registros contienen el asiento de todos los documentos presentados o recibidos en los órganos administrativos, organismos públicos o entidades dependientes de la Administración a la que estén adscritos. Opcionalmente, puede anotarse en el mismo la salida de documentos oficiales dirigidos a la Administración o a los particulares. Los asientos de los registros electrónicos deben contener el número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado y órgano administrativo remitente (en su caso), persona u órgano administrativo al que se envía y referencia al contenido del documento que se registra. Cada asiento implicará la emisión automática de la copia autenticada de cada uno de los documentos registrados, con alusión a la fecha y hora de presentación y el número de entrada en el registro.