¿Qué es el expediente administrativo?
“Es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias efectuadas encaminadas a ejecutarla”.
De esta manera, define la LPAC el expediente administrativo, que no es otra cosa que, como de modo común se señala, la materialización del procedimiento administrativo, el procedimiento “hecho papel” o, mejor dicho, ahora en “formato electrónico”, puesto que el expediente debe ser electrónico, de conformidad con lo que indica este mismo artículo en su apartado 2.
Esta definición proviene del artículo 164.1 Real Decreto 2586/1986, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales. Concepto que complementa el apartado 2 de este mismo precepto al señalar que los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación. De la misma manera que hace el apartado 2 de este artículo 70.
La derogada Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, por su parte, definió el expediente electrónico, en su artículo 32.1, como “el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contengan”, añadiéndose a continuación en su siguiente apartado que el foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes.
El expediente administrativo no es otra cosa, pues, que el conjunto de documentos que refleja el desarrollo de las distintas fases del procedimiento administrativo.
La jurisprudencia del Tribunal Supremo lo define desde hace décadas como “la serie de actuaciones administrativas debidamente documentadas que reflejan el procedimiento del que el acto o disposición trae causa”. (SSTS de 23 de abril de 1986 y 28 de octubre de 1988).
Es muy común utilizar como sinónimos procedimiento y expediente. La Ley de Procedimiento Administrativo de 1958 los confundía, pero desde la promulgación de la Ley 30/1992 que, sin embargo, no lo definió, la terminología se ha cuidado y ya no se utilizan en una virtual sinonimia.